در این قسمت از درس نکات کاربردی در «ورد»، در ادامه مبحث فهرست خودکار، به تغییر تنظیمات پیش‌فرض سبک Heading می‌پردازیم. سپس با شماره‌گذاری صفحات، روش وارد کردن شماره صفحات متفاوت، با استفاده از Section Break بیان می‌شود.
ویدئوی این درس را در اینجا مشاهده کنید.
بازگشت به صفحۀ سَبک (Style) – مبحث پیشرفته
بازگشت به صفحۀ تجربیات من در برنامه «ورد»
یکی از مشکلاتی که معمولاً رایج است، چپ چین شدن فهرست در «ورد» است. به طوری که عناوین در سمت چپ و شماره صفحات به صورت انگلیسی در سمت راست قرار می‌گیرد. در ویدئوی زیر در سایت آپارات میتوانید ضمن آشنایی سریع با نحوه تهیه فهرست خودکار در «ورد»، روش برطرف کردن این مشکل را فرا گیرید.
آشنایی با تهیه فهرست در ورد، قسمت اول
بازگشت به صفحۀ سَبک (Style) – مبحث پیشرفته
بازگشت به صفحۀ تجربیات من در برنامه «ورد»
در بین سبک‌های مختلف، سبک Heading بسیار پرکاربرد است، به‌ویژه اگر بخواهید از قابلیت ایجاد خودکار فهرست در «ورد» استفاده کنید. معمولاً عناوین دارای ویژگی سلسله‌مراتبی هستند؛ ممکن است یک فصل به چند بخش، و بعضی از بخش‌ها به زیربخش‌هایی تقسیم شوند. برای عنوان اصلی یا بالاترین عنوان از سبک «Heading 1» استفاده می‌کنند. برای عناوین زیرمجموعۀ عنوان اصلی از سبک «Heading 2» و به همین ترتیب برای عناوین فرعی، زیرمجموعۀ عناوین بالاتر، از «Heading 3» سپس «Heading 4» تا «Heading 9» استفاده می‌کنند.
برای تمرین، سه عبارت را زیر هم در یک سند جدید «ورد» بنویسید. لازم نیست که این عبارات معنی خاصی داشته باشند. دقت کنید پس از نوشتن عبارت اول، با فشردن کلید «Enter» به سطر جدید بروید (پاراگراف جدید).
با ماوس روی عبارت نخست یک بار کلیک کنید تا مکان‌نما در آن قرار گیرد.
توجه: در این درس نباید حرف یا حروفی انتخاب شود.
حال در سربرگ «Home» به قسمت «Style» رفته، مطابق شکل روی پیکان کوچک و کج در کنار آن کلیک کنید تا کادر «Styles» باز شود.
در این کادر، سبک «Heading 1» را بیابید و روی آن کلیک کنید. متوجه می‌شوید که قالب یا فُرمتِ عبارت تغییر می‌کند.
به همین ترتیب، روی عبارت دوم کلیک کنید و سپس در کادر «Styles» روی سبک «Heading 2» کلیک کنید. متوجه می‌شوید که قالب عبارت دوم نیز تغییر کرد. (به احتمال زیاد، متفاوت از قالب عبارت اول).
همین کارها را با عبارت سوم، و البته با استفاده از «Heading 3» انجام دهید.
بدین ترتیب شما عناوین سه‌گانه را به سبک مربوطه تبدیل کرده‌اید.
دقت کنید: ممکن است تحت عنوانی که با «Heading 1» نشان داده شده است، دو یا چند عنوان با «Heading 2» باشد. به عبارت دیگر، ممکن است هر عنوان بالاتر، دارای چندین عنوان زیرمجموعه باشد.
توجه کنید که باید عناوین هم‌تراز را با یک نوع سبک، مثلاً «Heading 2»، نمایش دهیم.
حال شاید بخواهید، برای مثال، قالب سبک «Heading 1» را به صورتی متفاوت از آنچه نشان داده شده است درآورید. مثلاً رنگ یا فونت آن را تغییر دهید. برای این کار، ابتدا در کادر «Styles» ماوس را روی «Heading 1» ببرید. متوجه می‌شوید که وقتی ماوس روی این سبک قرار می‌گیرد، مستطیلی دور آن نقش می‌بندد و پیکانی رو به پایین در گوشۀ سمت راستِ این مستطیل ظاهر می‌شود. روی این پیکان کلیک کنید و در کادری که باز می‌شود، روی گزینۀ دوم، یعنی «Modify» کلیک کنید. پنجره‌ای با عنوان «Modify Style» باز می‌شود.
در بالای کادر «Modify Style» مقابل «Name» عبارت «Heading 1» را می‌بینید که نشان می‌دهد شما در حال اصلاح این سبک می‌باشید.
در پایین کادر، روی «Format» کلیک کنید. کادر جدیدی با گزینه‌های مختلف باز می‌شود. باکلیک بر روی هر کدام از این گزینه‌ها، کادر مربوطه باز می‌شود. فعلاً تنها با گزینۀ «Font» کار داریم. روی آن کلیک کنید و در کادر «Font» که باید با آن آشنا باشید، نوع قلم، اندازه، رنگ و دیگر تنظیمات مورد علاقه را انجام دهید و سپس باکلیک بر روی «Ok» کادر «Font» را ببندید.
در پایین کادر «Modify Style» چند گزینه وجود دارد. بهتر است تیک کنار گزینۀ «Automatically update» را پاک کنید. اگر مایلید تنظیمات این سبک، در اسناد دیگر هم قابل استفاده باشد، گزینۀ New documents based on this template» را که زیر گزینۀ قبلی است، انتخاب کنید.
حال Ok را کلیک کنید. ملاحظه می‌کنید عبارت یا عباراتی که دارای سبک «Heading 1» بود به قالب جدید درمی‌آید.
توجه: اگر چندین عبارت یا پاراگراف دارای یک سبک باشند، با تغییر تنظیمات سبک، تمام آنها همزمان تغییر می‌کنند.
در صورت تمایل، به روش بالا سبک‌های «Heading 2» و «Heading 3» را نیز تغییر دهید.
مطالبی که در اینجا برای تغییر قالب سبک «Heading 1» گفته شد، برای تغییر تمام سبک‌های دیگری که در کادر «Styles» می‌بینید قابل استفاده است.
توجه: مطالب این درس را به صورت تمرینی با عبارات مختلف و دست‌کم تا «Heading 5» تکرار کنید.
انشاالله در درس آینده، به روش تهیه فهرست در «ورد» خواهم پرداخت.
بازگشت به صفحۀ سَبک (Style) – مبحث پیشرفته
بازگشت به صفحۀ تجربیات من در برنامه «ورد»
شاید یکی از ناشناخته‌ترین توانایی‌های «ورد»، «Style» است که در فارسی به «سبک» ترجمه شده است.
البته هرکسی از «ورد» استفاده می‌کند، لاجرم «سبک» را به کار می‌برد. هرگاه «ورد» را باز می‌کنید، به صورت پیش‌فرض، سبک «نرمال» (Normal) انتخاب می‌شود، بدون آنکه شما در انتخاب آن نقشی داشته باشید.
بدون استفاده از سبک، شما میتوانید کار خود را پیش ببرید، و حتی تمام کارهای نگارش و صفحه‌آرایی یک کتاب یا پایان‌نامه را انجام دهید. پس چرا باید «سبک» را بیاموزیم؟ تصور کنید در یک سند چندصفحه‌ای، مایلید برای توجه خوانندگان، کلماتی را به صورت پررنگ (Bold) با فونت و اندازه و رنگ ویژه‌ای تایپ کنید. طبیعی است میتوانید برای هر عبارتی، به روش‌هایی که آشنا هستید، تنظیمات لازم را انجام دهید. به این روش، «Direct formatting» می‌گویند. اما استفاده از سبک چند مزیت دارد:
1- تمام تنظیمات را میتوانید در یک سبک تعریف کنید؛ برای آن نام ویژه‌ای انتخاب کنید؛ و هرگاه لازم بود آن را بر عبارت مورد نظرتان وارد کنید.
2- تصور کنید پس از نگارش و اعمال سبک به عبارات مورد نظر در سند خود، مایل بودید یکی از ویژگی‌های آن عبارات به‌خصوص را تغییر دهید؛ برای مثال مایلید رنگ این عبارات را عوض کنید. کافی است در صفحۀ «سبکی» که تعریف کرده‌اید، آن ویژگی (در این مثال، رنگ) را عوض کنید. ملاحظه می‌کنید که تمام عباراتی که دارای آن سبک هستند، بلافاصله تغییر می‌کنند.
3- استفاده از سبک موجب می‌شود سند شما یک‌دست شود. یعنی مثلاً اگر در صفحۀ اول، عبارتی را با نوع خاصی متن و اندازه و دیگر ویژگی‌ها نوشتید، همین ویژگی‌ها را میتوانید عیناً به عبارتی در صفحات دیگر اِعمال کنید، بدون آنکه بترسید یکی از ویژگی‌ها را از قلم انداخته باشید.
البته اهمیت استفاده از سبک را زمانی متوجه می‌شوید که بخواهید یک کتاب یا پایان‌نامه را با چندین فصل بنویسید و صفحه‌آرایی کنید.
توجه: کسانی که مایلند برنامه «ورد» به صورت خودکار، فهرست مطالب را برایشان تولید کند، باید با انواع سبک «Heading» آشنا شوند. پس بهتر است مطالب را به خوبی دنبال کنند.
1- سبک Heading
2- آموزش سریع تهیه فهرست در یک سند «ورد»، قسمت اول؛ و مشکل چپ چین شدن فهرست
ویدئوهای این درس:
قسمت اول: آشنایی و مرور اجمالی
قسمت دوم: شناخت انواع سبکها و ساخت و اصلاح آنها
بازگشت به صفحۀ تجربیات من در برنامه «ورد»
پس از آشنایی کلی با صفحۀ اصلی «Find and Replace»، باید به سراغ امکانات دیگر این ابزار برویم. در این درس با یکی از این امکانات آشنا خواهید شد.
یکی از ایرادهای «ورد» آن است که اگر شمارۀ پاورقی در متن اصلی به صورت بالانویس درج شود (که مطلوب است)، همین شماره در قسمت پاورقی نیز به صورت بالانویس وارد خواهد شد (که نامطلوب است). معمولاً علاقه داریم در قسمت پاورقی (در پایین صفحه) شماره پاورقی هم‌تراز با متن پاورقی باشد.
در اینجا می‌خواهیم به کمک «Find and Replace» شماره‌های پاورقی را در قسمت پاورقی از حالت بالانویس به حالت تراز با متن تبدیل کنیم.
نکتۀ خیلی مهم: اگر مکان نما در سند «ورد» در متن اصلی باشد، تغییراتِ ناشی از«Find and Replace»، هم در متن اصلی و هم در متن پاورقی رخ می‌دهد. اما اگر مکان‌نما در متن پاورقی باشد، تغییرات تنها در پاورقی اعمال می‌گردد.
چون مایلیم که شماره‌های پاورقی تنها در متن پاورقی، و نه متن اصلی، از حالت بالانویس خارج شود، قبل از ادامه کار، مکان نما را به متن پاورقی منتقل کنید (ماوس را به متن پاورقی برده، کلیک کنید).
پس از گشودن صفحۀ «Find and Replace» بر روی «More» در پایین سمت چپ کلیک کنید. ملاحظه می‌کنید که کادر «Find and Replace» افزایش می‌یابد و گزینه‌های جدیدی مقابل شما قرار می‌گیرد. هرکدام از این گزینه‌ها، قیدهایی را وارد می‌کنند؛ برخی برای جستجو، برخی برای جایگزینی و برخی برای هر دو.
در پایین کارد، روی گزینۀ «Special» کلیک کنید. بسته به اینکه مکان‌نما در مستطیل جستجو یا مستطیل جایگزینی باشد، محتویات منویی که باز می‌شود اندکی متفاوت خواهد بود.
توجه: همواره بهتر است قبل از استفاده از «Find and Replace»، سند ورد را ذخیره کنید. زیرا گاهی تغییرات به حدی است که امکان بازگشت به حالت ابتدایی (Undo) وجود ندارد.
در این درس، ابتدا مکان‌نما را در مستطیل جستجو قرار دهید (ماوس را به درون مستطیل جستجو برده، کلیک کنید). همانطور که در درس‌های قبل گفتم، ابتدا از خالی بودن این مستطیل مطمئن شوید. سپس مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید.
1- روی گزینۀ «Special» کلیک کنید و در منویی که باز می‌شود، روی «Footnote Mark» کلیک کنید.
ملاحظه می‌کنید در مستطیل جستجو، عبارت «^f» وارد می‌شود.
توجه: مواظب باشید به جای «Footnote Mark» گزینۀ «Endnote Mark» را که اندکی بالاتر از آن است کلیک نکنید!
2- مکان‌نما را به مستطیل جستجو ببرید. در پایین کادر «Find and Replace»، روی گزینۀ «Format» کلیک کنید و در منویی که باز می‌شود، گزینۀ «Font» را انتخاب نمایید. با کادری که باز می‌شود آشنا هستید.
3- در پایین کادر «Font» عبارت «Superscript» را بیابید و با دو بار کلیک در مربع کنار آن، مطمئن شوید که این مربع کاملاً خالی است (در ابتدا درون این مربع به رنگ سیاه است؛ به این معنی که هنوز تصمیمی درباره آن گرفته نشده است). با کلیک بر روی «Ok» از این صفحه خارج شوید.
4- حال باید کادر «Find and Replace» به صورت زیر در آمده باشد.
گزینۀ «Find Next» را کلیک کنید تا مطمئن شوید شماره پاورقی انتخاب می‌شود. سپس گزینه «Replace» راکلیک کنید و مطمئن شوید که شماره پاورقی از حالت بالانویس به حالت معمولی، تراز با متن اصلی، درآمده است.
5- اگر مراحل قبل را به درستی انجام داده باشید، با کلیک بر روی «Replace All» تمام شماره‌های پاورقی از حالت بالانویس به حالت عادی در می‌آیند.
نکته: اگر در متن پاورقی، به غیر از شماره‌های پاورقی، حرف یا عبارت دیگری به صورت بالانویس وجود نداشته باشد، به روش آسان‌تری می‌توان شماره‌های پاورقی را از حالت بالانویس خارج کرد:
در یکی از صفحات سند «ورد» مکان‌نما را در پاورقی قرار دهید و سپس میانبر «Crtl+A» را کلیک کنید تا تمام متن پاورقی (در تمام سند) انتخاب شود. سپس در قسمت «Font» از سربرگ «Home» فقط یک بار روی گزینۀ «Superscript» کلیک کنید. شمارۀ پاورقی از حالت بالانویس به حالت تراز با متن در می‌آید.
بازگشت به صفحۀ ویرایش متن به کمک «Find and Replace»
بازگشت به صفحۀ تجربیات من در برنامه «ورد»
یکی از خطاهای متداول هنگام تایپ، نحوه قرار گرفتن علائم سجاوندی در کنار واژگان است. برای مثال، نقطه، ویرگول، نقطه‌ویرگول و دونقطه (:) باید بدون فاصله در کنار کلمه قبل از خود قرار گیرند و در صورت وجود کلمه بعد، یک فاصله با آن داشته باشند. گیومه و پرانتز باز، باید از کلمه قبل یک فاصله داشته باشند و به کلمه بعد بچسبند؛ و برعکس آن برای گیومه و پرانتز بسته، یعنی این دو باید به نویسۀ قبل بچسبند و با بعدی فاصله داشته باشند (به عبارت دیگر، عبارت درون این قلاب‌ها هیچ فاصله‌ای با قلاب‌های ابتدا و انتها ندارند، اما خود قلاب‌ها باید یک فاصله با متن بیرونی داشته باشند).
بسیار دیده می‌شود که نویسندگان یا تایپیست‌ها این نکات را رعایت نمی‌کنند. به مثال زیر توجه کنید:
«گازهای اصلی تشکیل‌دهندۀ اتمسفر زمین (نیتروژن و اکسیژن) گاز گلخانه‌ای نیستند. دلیل آن این است که گازهای دو‌اتمی مانند این دو، اشعۀ فروسرخ را نه جذب و نه تابش می‌کنند. دی‌اکسید کربن گاز گلخانه‌ای اصلی در اتمسفر است.»
در متن بالا، فاصلۀ علائم سجاوندی رعایت شده است. حال تصور کنید که متن بالا به صورت زیر نوشته شده باشد:
« گازهای اصلی تشکیل‌دهندۀ اتمسفر زمین( نیتروژن و اکسیژن ) گاز گلخانه‌ای نیستند.دلیل آن این است که گازهای دو‌اتمی مانند این دو،اشعۀ فروسرخ را نه جذب و نه تابش می‌کنند .دی‌اکسید کربن گاز گلخانه‌ای اصلی در اتمسفر است. »
توجه: فایل «ورد» مربوط به متن بالا را از اینجا دانلود کنید.
در متن بالا، فاصله رعایت نشده است. برای اینکه بهتر بتوانید مشکلات متن را ببینید، بهتر است نویسه‌های نامرئی مانند فاصله (Space) و نظایر آن نشان داده شود. برای این کار آیکونی را که به شکل علامت P معکوس است در قسمت «Paragraph» از سربرگ «Home» فعال کنید:
در این صورت متن قبل به شکل زیر در می‌آید و هر فاصله به شکل یک مربع کوچک نشان داده می‌شود.
حال ببینیم چگونه می‌توان با کمک ابزار «Find and Replace» این موارد خطا را برطرف کرد:
الف) ابتدا روی «Replace» در منتهی الیه سمت راست سربرگ «Home» کلیک کنید تا کادر «Find and Replace» ظاهر شود.
(توجه: همانطور که در درس قبل تذکر دادم، مطمئن شوید مستطیل‌های جستجو و جایگزینی خالی است. به این منظور، ماوس را در این مستطیل‌ها قرار داده، چند بار کلید «Delete» و «Backspace» را فشار دهید. اگر به صورت ناخواسته، کلید «space» فشرده شده، یک فاصله در این مستطیل یا مستطیل مقابل «Replace with» درج شود، معمولاً به صورت ظاهری و با چشم قابل تشخیص نیست.)
ب) قبل از هر کاری، باید فواصل اضافی در جاهایی که دو یا چند فاصله پشت سر هم قرار دارد، حذف شود. برای این کار در مستطیل جستجو کلیک کرده، دو بار کلید «Space» را روی صفحه کلید فشار دهید. معمولاً تنها چیزی که متوجه می‌شوید آن است که با هربار کلیک، مکان نما جابه‌جا می‌شود. سپس در مستطیل جایگزینی کلیک کرده، کلید «Space» را تنها یک بار فشار دهید. حال گزینۀ «Replace All» را آنقدر کلیک کنید تا دیگر هیچ جایگزینی صورت نگیرد و عدد صفر به عنوان تعداد جایگزین نمایش داده شود. (در این متن به دلیل آنکه در جایی سه فاصله پشت سر هم قرار دارد، باید دو بار این گزینه را کلیک کنید تا تمام فاصله‌های اضافی حذف شود).
حال مطمئنیم هیچ دو فاصله‌ای پشت سر هم قرار ندارد.
1- حذف فاصله قبل از علائمی که باید بدون فاصله در کنار عبارت قبل از خود قرار گیرند (نقطه، ویرگول، یا پرانتز و گیومۀ بسته و یا نظایر این‌ها)
برای این کار، در مستطیل جستجو (پس از پاک کردن و خالی کردن آن از علامت نامرئی فاصله که در قسمت قبل وارد کردیم) یک بار کلید «Space» را فشار می‌دهیم و سپس علامت را وارد می‌کنیم.
سپس در مستطیل جایگزینی (پس از پاک کردن و خالی کردن آن از علامت نامرئی فاصله که در قسمت قبل وارد کردیم) تنها علامت سجاوندی را وارد می‌کنیم (دقت کنید که زبان رایانه فارسی باشد و علامت درست تایپ گردد).
حال گزینۀ «Replace All» را آنقدر کلیک کنید تا دیگر هیچ جایگزینی صورت نگیرد و عدد صفر به عنوان تعداد جایگزین نمایش داده شود. بدین ترتیب فاصلۀ قبل از علامت سجاوندی مورد نظر حذف می‌گردد.
این مرحله را برای هر علامت سجاوندی که در این دسته قرار می‌گیرد، به صورت مجزا تکرار کنید.
2- حذف فاصله بعد از علائمی که باید مستقیماً کنار عبارت بعد از خود قرار گیرند (پرانتز و گیومۀ باز)
برای این کار، ابتدا در مستطیل جستجو، علامت مورد نظر را وارد کنید و بعد از آن یک بار کلید «Space» را فشار دهید. سپس در مستطیل جایگزینی تنها علامت سجاوندی را وارد کنید. بدین ترتیب با کلیک بر گزینه «Replace All» فاصلۀ اضافی بعد از این علائم حذف می‌شود.
3- درج فاصله قبل از پرانتز و گیومۀ باز و نظایر این‌ها
برای این کار، ابتدا در مستطیل جستجو، علامت مورد نظر را وارد کنید. سپس در مستطیل جایگزینی، ابتدا کلید «Space» را فشار دهید و بعد از آن علامت سجاوندی را تایپ کنید. بدین ترتیب با کلیک بر گزینه «Replace All» یک فاصله قبل از علامت مورد نظر وارد می‌شود.
نکته: معمولاً هنگام وارد کردن گیومه، علیرغم آنکه زبان رایانه فارسی است، گیومه‌ها (باز و یا بسته) به صورت انگلیسی از چپ به راست، برعکس فارسی، وارد می‌شود.
4- در مواردی که باید بعد از علامت سجاوندی یک فاصله باشد (بعد از نقطه، ویرگول، گیومۀ بسته و نظایر آنها)، در مستطیل جستجو، علامت سجاوندی را وارد کنید و سپس در مستطیل جایگزینی، ابتدا همان علامت را وارد کرده، سپس یک بار کلید «Space» را فشار دهید. در نهایت گزینه «Replace All» را کلیک کنید.
توجه: برای اصلاحات بالا، باید در هر مرتبه، یکی از علائم سجاوندی را اصلاح کنید. مثلاً یک بار فاصله قبل از نقطه، یک بار فاصله قبل از ویرگول، و ….
نکته: پس از اصلاحات بالا، باید یک بار دیگر مرحلۀ شمارۀ «ب» را تکرار کنید، چرا که ممکن است به دلیل عملیات فوق، فواصلی اضافی ایجاد شده باشد.
بازگشت به صفحۀ ویرایش متن به کمک «Find and Replace»
بازگشت به صفحۀ تجربیات من در برنامه «ورد»
بنام آفریدگار بی همتا